Le système, développé en interne par Smart Zambia, est conçu pour numériser la gestion des enregistrements officiels et rationaliser les processus administratifs.
Le système, développé en interne par Smart Zambia, est conçu pour numériser la gestion des enregistrements officiels et rationaliser les processus administratifs.
Dans une étape majeure vers la transformation numérique du gouvernement, la division e-gouvernement (Smart Zambia Institute) a commencé à démontrer son nouveau système de gestion de bureaux intelligents au siège du ministère de la Santé.
Le système, développé en interne par Smart Zambia, est conçu pour numériser la gestion des enregistrements officiels et rationaliser les processus administratifs. Une fois pleinement mis en œuvre, il permettra au ministère de la Santé d'exploiter un registre électronique (Registry E) du niveau provincial jusqu'aux bureaux de district – éliminant la dépendance à l'égard des systèmes manuels basés sur le papier.
Soulignant l'agenda numérique plus large, M. Gilcent Mwanakwampwe, responsable du support des services chez Smart Zambia, a déclaré que le système faisait partie d'un plan plus large pour déployer des outils de gouvernance électronique dans plusieurs institutions publiques. Les prochains cibles sont la division de gestion des services publics (PSMD) Ministères de la finance et l'éducation les archives nationales, et diverses commissions.
La province de Luapula a été sélectionnée comme site pilote, grâce à son infrastructure existante du réseau gouvernemental (GWAN), qui prend en charge la connectivité pour les services numériques en temps réel.
S'exprimant lors de la manifestation, M. Goodson Kamanga, directeur adjoint de l'administration au ministère de la Santé, a salué l'initiative comme transformatrice. Il a noté que la numérisation des opérations de registre améliorerait considérablement l'efficacité, réduirait les erreurs administratives et soutiendrait une meilleure gestion des données dans l'un des départements les plus intensifs du ministère.
Le système de gestion des bureaux intelligents devrait générer plusieurs résultats clés: la prestation de services améliorée, une plus grande transparence et des réductions significatives des coûts. Les estimations du gouvernement suggèrent que des économies potentielles pouvant atteindre 400 millions de K dans la papeterie et les dépenses d'impression. De plus, la numérisation aidera à résoudre des problèmes de longue date tels que les fichiers perdus et l'enregistrement de la classification erronée.
Les caractéristiques clés du système Smart Office comprennent:
- Processus numériques de bout en bout: remplacement de la documentation manuelle par des workflows électroniques
- Efficacité opérationnelle: récupération, partage et stockage des données plus rapides dans les départements
- Transparence et responsabilisation: traçabilité améliorée et tenue de registres sécurisée
- CERTENCE: RÉDUCTION RÉDUITE DES RESSOURCES PHYSIQUES ET DES OPÉRATIONS PAPIERS
Alors que la Zambie accélère sa stratégie nationale de transformation numérique, des initiatives comme le système de bureau intelligent mettent en évidence la façon dont la technologie peut moderniser les institutions publiques, améliorer la qualité des services et créer un gouvernement plus réactif et efficace.
